KPI -  Key Performance Indicator. KPI - это ключевые показатели работы компании.

Почему они ключевые? Потому что руководство компании определило, что именно эти показатели жизненно важны для достижения конкретных целей компании. 

Для каждой конкретной компании ключевые показатели будут разные. Если, например, компания только выходит на рынок, то одним из основных KPI может быть объем продаж, доля рынка или количество новых клиентов.

При этом показатели маржи на этом этапе развития компании могут быть не столь важны, как на этапах более позднего развития компании. Рассмотрим KPI на примерах работы менеджера по продажам.

Давайте рассмотрим, что такое KPI на примере работы менеджера отдела продаж. Предположим, что в системе мотивации менеджера по продажам есть всего один пункт от которого зависит его доход. Пусть этим пунктом будет объем продаж. Что будет делать менеджер для того, чтобы выполнить план по продажам? Он будет его выполнять исходя из ледующих моментов:

1. Продавать то, что продается само.
2. Продавать то, что есть в наличии.
3. Продавать то, что можно продавать быстро и много.
4. Продавать самым крупным клиентам.
5. Отсеивать из входящих запросов те, клиенты которых готовы купить прямо сейчас.  

Иными словами, менеджер не будет думать о завтрашнем дне. Его задача продать сейчас. Он не будет думать о том, что:

1. Что у компании есть план по продаже всего спектра товаров, за который она получит скидку или другие преференции.
2. Что компания сановится потенциально неустойчиой от того, что 90% всех продаж идут через 1-2 клиентов.
3. Что компания платит деньги за входящие звонки из которых менеджер работает только по горячим, а другие сливает.
4. Что товары под заказ могут приносить бОльшую прибыль.

Иными словами, менеджер выполняет план по продажам, но в перспективе это может привести к плачевным последствиям для компании.

 

Наблюдая это, руководство приходит к выводу, что платить только за объем продаж неправильно. Руководство понимает, что нужно, чтобы менеджер не только выполнял план по продажам, но делал это нужным для компании образом.

То есть, сначала рождается стратегия. Например, стать номером 1 по продажам товара А. Затем рождаются цели, которые нужно достичь, чтобы стать номером 1, например:

1. Поддерживать объем склада по определенному поставщику. 
2. Поддерживать определенный ассортимент склада. 
3. Привлечь определенных партнеров, которые смогут все это продавать.
4. Привлечь определенный размер финансирования.
5. Нанять менеджеров для продажи этой продукции или распределить эту работу среди существующих менеджеров. 

Пункты 1 -5 и будут теми самыми KPI.

 

Далее будет происходить внедрение этих KPI в систему наблюдения за ними и достижения промежуточных результатов. В том числе эти KPI будут использованы в системе мотивации менеджеров по продажам.

Например, если раньше формула дохода менеджера выглядела как:

Доход = (% *объем продаж), то теперь:

Доход = (% *объем продаж)*0.8 + (KPI 1 факт/KPI 1 план)*((% *объем продаж)*0.2.

В новой формуле 20% дохода менеджера будет зависеть от выполнения KPI 1, который например, может быть сформулирован как привлечение 10 новых партнеров по определенному виду товара. 

При этом, если менеджер будет продавать по-старинке, то потеряет 20% своего привычного дохода. Чтобы получить столько же сколько раньше, ему будет необходимо приложить дополнительные усилия в поиске новых партнеров.

Коэффициенты и сами KPI могут быть рассчитаны в зависимости от ситуации.

Обычно в такой системе мотивации используются 1-3 KPI со своими коэффициентами.

Дальше идет процесс наблюдения за тем, как работают эти KPI на поставленную цель.  Если цель приближается, то можно оставить эти KPI такими какими они есть. Если цель не приближается, то нужно менять сами KPI.

KPI по объемам продаж.

Объемы продаж, отгрузки, продажи, оборот, реализация - это синонимы для различных видов бизнеса.  Объемы продаж выставляются менеджерам в качестве определенной цифры плана на определенный промежуток времени. Обычно - это месяц, квартал, год.

Примеры KPI по объему продаж.

- Вам необходимо достичь уровня продаж своим партнерам за квартал в объеме 1 000 000 рублей.

Продажи могут быть выражены в процентах от предыдущего периода или аналогичного периода прошлого года. Либо в процентах, либо в натуральном выражении.

Примеры KPI объема продаж относительно других периодов.

- Вам необходимо достичь увеличения продаж в 3-м квартале текущего года на 15% относительно уровня продаж в 3-м квартале прошлого года.

KPI по прибыли (марже).

Примеры KPI по прибыли.

- Вам необходимо достичь в ноябре текущего года прибыль в размере 100 000 рублей.

KPI по доле рынка.

Здесь мы уже измеряем работу менеджера по продажам относительно конкурентов.  Этот показатель подразумевает достаточную самостоятельность менеджера по продажам в выборе более конкретных KPI, таких, например, как маржа (прибыль), количество клиентов.

KPI по привлечению новых клиентов.

Если вы видите, что ваши продажи падают, то одним из методов увеличения продаж будет привлечение новых клиентов. Особенно это срабатывает в кризис, когда существующие клиенты снижают объемы закупок, а некоторые просто уходят из бизнеса. KPI может быть установлен не просто на количество, а на объемы продаж или на привлечение новых клиентов, определенного типа или клиентов определенного рынка. Или, например, KPI по количеству встреч с клиентами.

KPI по потере клиентов.

К сожалению, потери клиентов случаются и нужно уметь управлять этим процессом.  Это может быть KPI по возврату потерянных клиентов. Менеджеры часто забывают следить за теми, клиентами, которые перестают покупать.

Как вариант, это может быть KPI -  отношение потерянных клиентов/к новым.

KPI по продвижению определенных товаров или группы товаров.

Вы устанавливаете планы по продажам на определенные товары или группы товаров. Возможно установление планов на складские остатки в конце отчетного периода. Обычно такие планы на остатки устанавливают для менеджеров по продукту.

KPI - дебиторская задолженность.

Можно установить максимальный уровень дебиторской задолженности и/или суммы задолженностей по дням просрочки.